Doel

Het uitnodigen en registreren van aanmeldingen voor een belangrijk bedrijfsevenement. Perfect DM Groep is gevraagd om hiervoor de e-mailings en een webapplicatie op te zetten. Het betrof relatiedagen voor een gerenommeerde financiële instelling.

Proces

Het proces bevat in hoofdlijnen de volgende elementen:

Uitnodigingen

Een geselecteerde klantengroep ontvangt een gepersonaliseerde e-mail met daarin de uitnodiging en een link naar de webapplicatie. Het evenement beslaat drie verschillende dagen en is bestemd voor drie verschillende doelgroepen (elke doelgroep heeft een eigen dag). Per doelgroep is een aparte link verzonden, zodat iedereen ook voor de juiste dag wordt uitgenodigd.

Webapplicatie voor registratie

Na het aanklikken van de link in de e-mail, verschijnt de webapplicatie met hierin de belangrijkste informatie waaronder; een beschrijving van het programma, de sprekers en de contactgegevens. Bij inschrijving wordt het formulier al ingevuld met de bij ons bekende gegevens. Voor één van de dagen, speciaal georganiseerd voor bankmedewerkers waarvan vooraf geen gegevens bekend waren, is een speciaal formulier ontwikkeld. Hierop kunnen geïnteresseerden zelf de benodigde gegevens invullen.

Bevestigingen

Direct na aanmelding wordt een bevestigingsmail verzonden (drie verschillende bevestigingen i.v.m. drie verschillende data) met naast de bevestiging van inschrijving ook een routebeschrijving in PDF.

Reminder

Een dag voor aanvang van het programma waarvoor de genodigden zijn ingeschreven wordt een reminder-SMS verzonden (drie verschillende reminders i.v.m. drie verschillende data). Hierin wordt de klant nogmaals geïnformeerd over de locatie, de datum en de tijd waarop ze worden verwacht.

Evaluatie

Een aantal dagen na het bezoeken van het evenement wordt een e-mail verzonden met hierin een link naar een online-evaluatieformulier. Hierin wordt aan de hand van een aantal korte vragen, waardevolle informatie verkregen over de beleving door de genodigden. Door dit na elk evenement te doen wordt de kwaliteit continue geoptimaliseerd.

Techniek

Voor het registreren van de aanmeldingen wordt gebruik gemaakt van de Perfect Communicator als basis voor de webapplicatie. Het gebruik van deze standaard software biedt een aantal voordelen:

• De software is voorloper op het gebied van deliverability en kan worden gebruikt voor het verzenden van grote aantallen e-mail;
• De database is standaard voorzien van functionaliteit om wijzigingen in de records gedetailleerd te registreren. De complete contact- en wijzigingshistorie zijn hierdoor te allen tijde en realtime beschikbaar;
• Onze klant krijgt directe toegang en kan alle stappen van het proces volgen en eventuele vragen van relaties direct opzoeken en beantwoorden.