Doel

Een werkgever heeft voor haar werknemers de collectieve verzekering voor arbeidsongeschiktheid ondergebracht bij een andere verzekeraar. De verzekerden moeten hiervan op de hoogte worden gesteld en de mogelijkheid krijgen deze arbeidsongeschiktheidsverzekering over te sluiten.

Proces

Mailing

Mailpack: brief, folder, aanmeldformulier, opzegkaart en antwoordenvelop. Zowel de brief, het aanmeldformulier als de opzegkaart werd gepersonaliseerd;

Brief voorzien van NAW gegevens van de ontvanger;
Aanmeldformulier met uitgebreide persoonsgegevens van de ontvanger en barcode; Opzegkaartje voorzien van NAW gegevens van de ontvanger.

De aangeleverde data werd vastgelegd in een database die gedurende het project is gebruikt. Vanuit deze database werden de mailing en reminder verstuurd en de daarop volgende respons verwerkt. Geheimhouding van gegevens spreekt voor zich en in dit geval een belangrijke voorwaarde. Daarom werd, naast de hiervoor gebruikelijke beveiligingsmaatregelen, ook een geheimhoudingsverklaring opgesteld en ondertekend.

Respons

De respons werd ontvangen op een door ons speciaal hiervoor geopend antwoordnummer. Aanmeldformulieren zijn voorzien van een barcode, waardoor de verwerking van gegevens snel en efficiënt kon plaatsvinden. Door de code te scannen kwamen de persoonsgegevens in beeld, waarna slechts nog aangevinkt hoefde te worden voor welke dekking de verzekerde kiest. Eventuele typefouten bij de invoer van persoonsgegevens zijn hiermee uitgesloten.

Alle formulieren werden gecontroleerd op volledigheid. Pas wanneer alle door de opdrachtgever aangegeven velden waren gevuld en het formulier was ondertekend door de verzekerde, werd deze in de database ingevoerd.

Wijzigingen in adressering en/of achternaam (getrouwd/gescheiden) werden niet in de tot dan toe door ons gebruikte database aangepast. Maar naar de opdrachtgever doorgestuurd om in het bronbestand aan te passen. Er bestaat een mogelijkheid om deze gegevens in de steeds gebruikte database vast te leggen en aan de hand van het klantnummer een koppeling met het bronbestand te maken. De klant heeft in dit geval voor de andere optie gekozen.

Reminder

Op een afgesproken datum werd de respons geïnventariseerd en voor een reminder uitgesloten. Het mailpack zag er in grote lijnen hetzelfde uit als de oorspronkelijke mailing, alleen de brieftekst werd aangepast. Na verzending van de mailing startte de responsverwerking opnieuw, deze liep door tot de met de opdrachtgever afgesproken einddatum.

Resultaat

Naast de online aanmeldingen respondeerde nog maar 2% met een fysiek aanmeldformulier. En kunnen we zeggen dat het oversluiten naar de nieuwe verzekeraar ‘geruisloos’ is verlopen.