De Robeco SummerNights – Eventmanagement pur sang

De Robeco SummerNights – Eventmanagement pur sang

Sophie van Wel, namens Robeco:
De periodes vlak voor en na de zomer zijn dé tijd voor verschillende events; van kleine seminars en workshops tot grote festivals. Zo organiseert Robeco al jaren de Robeco SummerNights (voorheen Robeco Zomerconcerten). Hoe we dat organiseren? Perfect Groep heeft voor Robeco een efficiënte manier van eventmanagement opgezet, waarbij de database dient als basis voor alle marketing rond events.

Bij het opzetten van het event ‘Robeco SummerNights’ is gebruik gemaakt van verschillende media, zoals een landingspagina, e-mail- en een sms-campagne. Verschillende direct marketingkanalen zijn ingezet om het event onder de aandacht te brengen bij meer dan 20.000 klanten. Al met al een zeer goede ervaring en goed resultaat!

Overzicht & inzicht
Perfect Groep heeft voor dit evenement de ‘Perfect Communicator’ ingezet. Het uitnodigen, informeren, registreren van bezoekers en analyseren van de resultaten door Perfect Groep gebeurt vanuit één centrale database. Hier hebben wij als Robeco ook zelf toegang toe zodat wij de processen te kunnen blijven monitoren. Zo behouden we een duidelijk overzicht en inzicht in de resultaten. Verder is er gewerkt met slechts één contactpersoon, wat prettig en overzichtelijk werkte.

Campagne & resultaten
Er zijn negen verschillende (doel)groepen van genodigden gedefinieerd. Voor iedere doelgroep bestaan diverse data waarop kan worden ingeschreven in de periode juli en augustus. Naar deze relaties van Robeco, is een uitnodiging per post of via e-mail verzonden. Via de e-mail hebben de genodigden een directe link naar de landingspagina ontvangen, met daarin alle concerten waarvoor zij zich in kunnen schrijven. De bekende gegevens zijn reeds ingevuld en kunnen direct worden aangevuld door de bezoeker. Deze aanvullingen worden automatisch opgeslagen in de centrale database. Wanneer blijkt dat kaarten voor bepaalde concerten niet meer beschikbaar zijn, is het zeer gemakkelijk om de opties te wijzigen en zo andere concerten aan te bieden waarvoor nog wel kaarten beschikbaar zijn.

Na aanmelding ontvangt de bezoeker een bevestigingsmail (op basis van de verschillende concerten) en uiterlijk twee weken voor aanvang ook een schriftelijke bevestiging. Eén dag voor het event krijgt de genodigde automatisch een sms als opvolgactie op de aanmelding, met locatie, datum en tijd. Kortom, de juiste informatie bij de juiste persoon op het juiste moment.

Het resultaat mag er zijn: meer dan 90% van de beschikbare kaarten zijn gereserveerd. Het uitbesteden aan Perfect Groep en het gebruik maken van hun expertise, zorgt er ieder jaar weer voor dat we vanuit Robeco een stuk minder inspanning hoeven te leveren om onze relaties voor de Robeco SummerNights uit te nodigen. Erg prettig en zeker een aanrader!

Wil je meer informatie?

Start typing and press Enter to search