Aanleiding

Digitalisering, je hoort het steeds vaker, zo ook de digitalisering van factuurstromen. Het energiebedrijf, verzekeringsmaatschappijen en de telefoonprovider, zij bieden al volop de mogelijkheid om facturen via de Digitale Nota te voldoen. En zoals voor elke gemeente geldt, het innen van de diverse belastingen en heffingen is een belangrijk en omvangrijk proces, zo ook voor de gemeente Schiedam. Traditioneel ontvangen inwoners van Schiedam een gespecificeerde aanslag met acceptgiro om de betaling te voldoen. Of wordt de mogelijkheid geboden om met doorlopende machtigingen de verschuldigde bedragen te incasseren. Een enorme papierwinkel voor een stad met ruim 75.000 inwoners.

Perfect verzorgt al geruime tijd het printen en verzenden van de aanslagen, heffingen, vergunningen, nakohieren, herinneringen en aanmaningen voor de gemeente Schiedam. En sinds 2011 hebben de inwoners van deze gemeente, dankzij de medewerking van Perfect ook de mogelijkheid om nota’s via de internetbankieromgeving te ontvangen. En dat niet alleen, deze ook in te zien, te betalen en te archiveren. Perfect zorgde voor een probleemloze implementatie door oa. een scheiding aan te brengen in de bestaande printstroom, waardoor de gemeente Schiedam binnen twee maanden de serviceverlening verbeterde en kosten ging besparen.

Directe verbeteringen

Hogere service

Inwoners ontvangen met de Digitale Nota direct in hun internetbankieromgeving de jaarlijkse aanslag. De nota kan met één druk op de knop worden betaald. Naast het (betaal)gemak is ook de archieffunctie een belangrijke meerwaarde: meerdere jaren later kan de notaspecificatie nog worden ingezien.

Efficiënter reconciliatieproces (uitval)

Geen schrijffouten meer mogelijk bij het overnemen van gegevens van acceptgiro naar internetbankieromgeving. Dit betekend geen uitval meer bij het koppelen van de betaling aan de juiste openstaande factuur.

Lagere productiekosten

Nadat de inwoners geïnformeerd en aangesloten zijn, is het niet meer nodig om een fysieke aanslag toe te sturen. Dit scheelt in de productiekosten voor drukwerk (enveloppen, briefpapier en acceptgiro’s), de print, couverteer- en portokosten.

Gegarandeerde levering

Geen discussie meer over het al dan niet ontvangen hebben van de aanslag. Het leveren van de nota is volledig geautomatiseerd: zodra er fouten in het proces van aanbieden ontstaan, wordt alsnog automatisch een papieren aanslag verzonden.

Minder milieubelastend

Het spreekt voor zich dat digitalisering een gunstig effect heeft op het milieu. Naast de productie van eerder genoemde materialen is ook geen fysiek transport meer nodig om de aanslag af te leveren.

Resultaat

Zonder communicatie wisten al ca. 100 inwoners van Schiedam de weg naar de Digitale Nota te vinden. Een mooi resultaat. En na het verzenden van de vooraankondiging met hierin oa. informatie over de Digitale Nota, liep het aantal aanmeldingen al snel op naar ca 3% van het totale aantal aanslagen.

Gemeente Schiedam, 20 december 2010:
“Wij hebben de ondersteuning van Perfect in het realiseren van de digitale nota als nuttig en klantvriendelijk ervaren. Aangezien er nog geen aanslagen zijn opgelegd kunnen we nog niets zeggen over de wijze waarop één en ander in de praktijk gaat verlopen. Maar de implementatie ging soepel en probleemloos. Perfect is flexibel geweest in de planning en duidelijk in de informatieverstrekking. En ondanks het feit dat wij nog niets naar de burgers hebben gecommuniceerd over de mogelijkheid van digitale nota's, zijn er wel al aanmeldingen geweest. Dit vinden wij erg veelbelovend.”