Doel

Kosten besparen en optimaliseren DM-proces.

Proces

De unit Cursussen van NEN wil, als onafhankelijke partij zonder winstoogmerk, dat normen en richtlijnen op een juiste manier worden toegepast. Om dit te bewerkstelligen biedt zij haar klanten een uitgebreid en actueel aanbod aan cursussen en bedrijfstrainingen, die de stap van theorie naar de praktijk vergemakkelijken. Dit aanbod wordt onder meer door DM onder de aandacht gebracht.

Voor de DM selecteert NEN adressen uit verschillende bronnen, w.o. de cursistenadministratie. Per mailing moeten deze adresbestanden worden ontdubbeld. Bedrijfsgegevens waarbij contactpersonen bekend zijn krijgen voorrang op algemene bedrijfsgegevens. Niet alleen is dit klantvriendelijker, ook is de slagingskans groter wanneer iemand op naam wordt aangeschreven. Op basis van het aantal medewerkers per bedrijf moet een maximaal aantal te verzenden mailpacks worden berekend.

Het resultaat is een bestand met hierin verschillende doelgroepen.

Naast de brief wordt een inschrijfformulier geproduceerd waarmee de respondent zich kan inschrijven voor een cursus. Deze inschrijfformulieren bevatten ook een beschrijving van de cursus(sen) waarvoor men zich kan inschrijven..Perfect Drukwerk verzorgt aan de hand van de eerder aangeleverde Cursuscatalogus en input van NEN de vormgeving en inhoud van deze formulieren.

Optimalisaties

Automatisering ontdubbelingen

Voor het ontdubbelen van de verschillende bestanden is speciale programmatuur ontwikkeld. Voornaamste verbetering is dat het grootste gedeelte van de voorheen handmatige handelingen nu automatisch wordt uitgevoerd. Naast het bewerken van de bestanden vindt hier ook een controleslag plaats, wat de kwaliteit van het resultaat ten goede komt. Deze optimalisatie heeft gezorgd voor een snellere doorlooptijd en een hogere kwaliteit van het mailbestand.

Flexibele tekstblokken

Het resultaat van de ontdubbeling zoals hierboven beschreven is een bestand met hierin verschillende doelgroepen. Door het inzetten van flexibele tekstbokken in de brieftekst wordt de boodschap op de doelgroep afgestemd, waardoor de ontvanger van de DM persoonlijker wordt aangeschreven.

Verschillende productiemethoden

Door het aanbieden van diverse productiemethoden is voor NEN een slag gemaakt op het gebied van flexibiliteit en snelheid. Zo wordt conventioneel en digitaal drukwerk met elkaar afgewisseld worden waardoor bij calamiteiten snel kan worden gehandeld zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit van het mailpack.

Personaliseren inschrijfformulieren

De inschrijfformulieren worden vooraf zoveel mogelijk ingevuld om het de ontvanger zo makkelijk mogelijk te maken en de inschrijving zo laagdrempelig mogelijk te houden. Dit komt ook de kwaliteit van de database ten goede, omdat eventuele mutaties of aanvullingen direct zichtbaar zijn op het formulier.

Resultaat

Door de optimalisatie van de DM Acties is NEN in staat om;

• Snel en adequaat op actualiteiten in te springen
• De boodschap meer op de persoon te kunnen richten
• Split-runs in te zetten om de respons te kunnen optimaliseren
• Gebruik te maken van verschillende postverspreiders
• Met één contactpersoon een DM Actie compleet uit te laten voeren