‘Out of office’ gebruik hem goed!

‘Out of office’ gebruik hem goed!

Terug van vakantie? Zo kan je de ‘out of office’ assistent nog efficiënter gebruiken.

Een paar tips:

1. Begin altijd met een begroeting

Ook in je ‘out of office’boodschap is het goed om je lezer te begroeten. Ook ‘beste lezer’ of ‘beste relatie’ maakt het persoonlijker en geeft je het idee dat je ertoe doet.

2. Wees ‘to the point’

Meld sowieso de periode dat je afwezig bent. Zo kan de lezer zelf kijken of hij kan wachten tot je terug bent of een ander moet inschakelen. En breng het positief: ‘Op maandag 5 augustus ben ik er weer en tijdens mijn afwezigheid kan je bij mijn collega X. terecht’, klinkt beter dan: ‘Ik ben afwezig tot 5 augustus. Mijn mail wordt niet gelezen of doorgestuurd’;

3. Geef oplossingen

Deze tip ligt eigenlijk in het verlengde van de vorige. Vermeld bij welke collega men tijdens jouw afwezigheid terecht kan. Handig is ook om hiervoor een directe link naar zijn/haar telefoonnummer of mailbox te gebruiken. Is er niemand die jou vervangt, geef dit dan ook aan (zie tip 5), maar houd het positief. Dus niet: ‘Voor dringende zaken kan je contact opnemen met X’ (wanneer is iets ècht dringend?). Beter is: ‘Mijn collega X helpt je graag verder’;

4. Denk vanuit ‘de ander’

Je kunt best de reden aangeven waarom je er niet bent maar treed niet in detail (i.v.m. vakantie is prima). Je bestemming, met wie en wat je daar gaat doen, is niet relevant;

 5. Bied een alternatief

Zorg dat jouw afwezigheid nooit een probleem van je klant wordt. Dus geef aan, wanneer dit enigszins mogelijk is, wie jou vervangt (en dan niet alleen voor dringende zaken). Iedereen vindt het prettig om met vragen, hoe ‘onbenullig’ ook, ergens terecht te kunnen. Geef ook altijd aan wanneer je er weer wèl bent, vaak kan iets best even wachten tot je weer terug bent;

6. Wees in alle gevallen duidelijk

Wanneer de mail echt niet gelezen wordt, geef dit dan ook aan. Wees eerlijk. Sommigen lezen hun e-mail ook tijdens de vakantie en werken wat dat betreft gewoon door. Zij zullen er wellicht van uitgaan dat er ook tijdens jou vakantie automatisch actie wordt ondernomen…;

7. Vergeet ‘m niet uit te zetten

En last but nog least, zet je ‘out of office-assistent’ gelijk uit wanneer je weer aan het werk gaat. Het lijkt misschien een ‘inkoppertje’ maar het wordt nog vaak vergeten. Beetje slordig zo’n vakantie-melding te ontvangen van iemand die je net nog hebt gesproken en die alweer volop aan het werk is.

Recent Posts

Leave a Comment

 

Start typing and press Enter to search

Gebruik van acceptgiro