Eventmanagement & data

Eventmanagement & data

Waarom je dit wil lezen

Als marketeer of front office medewerker maak je ongetwijfeld mee dat er een evenement georganiseerd moet worden, of het is een idee dat speelt. Denk aan het organiseren van een seminar, bedrijfsuitje, cursus, klantendag, ect. En dan hebben we het nog niet eens over de organisatie van het event zelf. We beperken ons hier alleen tot de communicatie en alles wat hiermee te maken heeft, zoals inschrijving en registratie. Alleen dit kan al enorm veel tijd kosten. Zeker wanneer je het goed wilt doen. Door aan te geven waar je zoal op moet letten, helpen we je graag op weg zodat je tijd (en dus geld) gaat besparen.

Data = key

We kennen het allemaal:  ‘Data = key’. Ook in dit geval is goede data een sleutel tot succes. Wat is goede data? Alles wat nodig is om A. Uitnodigingen te kunnen sturen en B. De juiste registraties (mee) te kunnen doen. Voordat we verder gaan, het is niet meer van deze tijd om je data op verschillende plekken te bewaren. Zorg voor een goede database en weg met de Excellijstjes!

Uitnodigen

Wil je iemand uitnodigen dan moet je minimaal een adres hebben. Dat kan uiteraard een postadres zijn, maar ook een e-mailadres volstaat en werkt wel zo gemakkelijk. Daarnaast moet je persoonlijk zijn. Dus niet ‘Geachte relatie’ maar ‘Beste Jan (van Dijk)’. Het beschikken over een naam is dus van groot belang. En afhankelijk van het soort evenement is er waarschijnlijk nog een aantal andere variabelen die toegevoegde waarde hebben. Denk bijvoorbeeld aan de afzender, dit kan de naam van een accountmanager of de bedrijfsnaam zijn. Controleer vooraf altijd je data. zijn alle variabelen ingevuld? Wat doe je wanneer een naam ontbreekt? Het vooraf opstellen van beslisregels is daarbij een must.

Registratie

Of je nu uitnodigingen stuurt of dat het een open inschrijving betreft (of een combinatie); je moet de benodigde gegevens altijd registreren. Ons  advies is om dat online te doen, tenzij het gaat om een klein aantal genodigden. Online registratie kan het beste via een webformulier. Bepaal eerst welke data je nodig hebt voor het event en vervolgens welke data je aanvullend zou willen voor verdere marketing doeleinden. Bedenk daarbij: hoe meer je vraagt, hoe hoger de drempel om aan te melden. Die drempels kun je slim en eenvoudig verlagen.

Hoe drempels te verlagen

Een mooi voorbeeld is de postcodetabel voor online registratie. Wanneer je adresgegevens uitvraagt, is het vriendelijk wanneer er alleen een postcode en huisnummer wordt gevraagd. Het bijbehorende adres en woonplaats wordt dan geladen vanuit de achterliggende postcodetabel. Zo maak je het voor de gebruiker eenvoudig en is je data (= key!) altijd correct. Een ander voorbeeld is het gebruik van verplichte en niet-verplichte velden. Maak niet zomaar alles verplicht. De welbekende asterix (*) is daar de indicatie voor.

Kijkend naar de data die je al hebt, is het natuurlijk helemaal netjes om deze data al vooraf in te vullen in het formulier. Dat kan via een persoonlijke link (PURL), waarbij de data uit je database is gekoppeld aan het webformulier. Zo is de registratie ‘met één druk op de knop’ geregeld.

Het belang van data

Elk event is anders maar in de praktijk zien we -wanneer de data goed is en goed wordt gebruikt- duidelijk toenames in aanmeldingen. Het is daarom ook van belang om binnen de organisatie ervoor te zorgen dat gegevens goed en centraal worden weggeschreven. Wanneer er meerdere evenementen worden gehouden, is het ook zeker aan te bevelen om deze data goed te bewaren. Je weet hierdoor meer over de interesses en betrokkenheid van je klanten en/of prospects. Iets waar marketeers wel raad mee weten…

Wil je meer weten over dit onderwerp? Mail gerust of bel: 010-2452000

Recent Posts

Leave a Comment

 

Start typing and press Enter to search

Hints & TipsPartijenpost 48-72 uur